Rejestr rzeczy znalezionych dla coworkingów i biurowców
Laptopy, słuchawki, kubki, kurtki i karty dostępu z open space i sal konferencyjnych trafiają do jednego rejestru. Członek lub najemca sam znajduje rzecz w wykazie, a wydanie kończy protokół z potwierdzonym właścicielem. Koniec z pudłem za recepcją i pytaniami na czacie wspólnoty.
Dla coworkingów, biurowców, centrów biznesowych, inkubatorów i operatorów wielu lokalizacji.
199 zł netto za miesiąc, plus 23 procent VAT
- ewidencja do 300 pozycji miesięcznie
- publiczny wykaz dla członków i najemców
- protokół wydania
Rzeczy znalezione w coworkingu bez chaosu przy recepcji
Rejestr rzeczy znalezionych dla coworkingu lub biurowca to jedno miejsce, w którym każda zguba ma numer, opis, status i historię. Operator ma dowód, co przyjął i komu wydał, a członek ma prosty sposób, żeby sprawdzić, czy jego rzecz czeka w recepcji.
Co zyskuje operator przestrzeni biurowej
Jeden rejestr dla wszystkich pięter
Zguby z open space, kuchni, sal konferencyjnych i recepcji trafiają do tej samej ewidencji z numerem, statusem i historią.
Mniej pytań do community managera
Członkowie sami sprawdzają wykaz, więc pytania o zostawione słuchawki czy kurtkę nie zalewają czatu i recepcji.
Protokół wydania
Data, osoba odbierająca, potwierdzone cechy. Spór między członkami ma dokumentację.
Wiele lokalizacji i ról
Recepcje, zarządcy budynków i biuro operatora pracują na wspólnych danych, a każdy widzi tylko to, co mu przysługuje.
Terminy przechowywania
System pokazuje pozycje, którym kończy się czas, zamiast liczyć to na pudle za recepcją.
Raporty dla operatora
Ile rzeczy przyjęto, ile wydano i ile czeka, z podziałem na lokalizacje.
Jak to działa w codziennej pracy
- 1
Przyjmij
Recepcja lub ekipa sprzątająca dodaje rzecz w kilkanaście sekund: kategoria, opis, strefa lub sala, zdjęcie. System nadaje numer pozycji.
- 2
Opublikuj w wykazie
Opis bez cech identyfikujących trafia do wykazu, gdzie członek lub najemca wyszukuje rzecz bez pisania do recepcji.
- 3
Zweryfikuj właściciela
Pracownik zadaje pytania o cechy ukryte i zapisuje odpowiedzi w rejestrze dowodowym.
- 4
Wydaj i rozlicz
Protokół wydania z datą i podpisem zamyka sprawę. Po terminie przechowywania system pokazuje pozycje do dalszego postępowania.
Kto w obiekcie korzysta z rejestru
Recepcja i community manager
Przyjmuje rzeczy z open space i sal, dodaje zdjęcie i miejsce znalezienia. Każda zmiana widzi aktualny stan.
Zarządca budynku
Kontroluje terminy przechowywania i ma odpowiedź, gdy najemca pyta o rzecz zostawioną tydzień temu.
Biuro operatora
Widzi zbiorcze raporty z wielu lokalizacji i ma pewność, że wszędzie obowiązuje ta sama procedura wydawania.
Prowadzisz też hotel, galerię, uczelnię lub klub fitness? Zobacz ogólny rejestr rzeczy znalezionych dla organizacji, cennik, rejestr dla hoteli, rejestr dla centrów handlowych, rejestr dla uczelni i rejestr dla kin i teatrów. Członkom podpowiedz co zrobić po zgubieniu telefonu.
Pytania operatorów coworkingów o rzeczy znalezione
Jak coworking powinien prowadzić rzeczy znalezione
Wyznacz jedną osobę lub recepcję, która przyjmuje zguby, i wpisuj każdą rzecz do rejestru z numerem, piętrem, strefą i zdjęciem. Członkowie sprawdzają publiczny wykaz zamiast pisać na czacie wspólnoty. Wpis powstaje przy sprzątaniu, a nie na kartce przy recepcji.
Jak wydać rzecz członkowi coworkingu bez sporu
Poproś o cechy, których nie ma w publicznym opisie, na przykład naklejkę na laptopie albo zawartość etui, i zapisz odpowiedź. Potem wygeneruj protokół wydania z datą i podpisem odbierającego. Gdy dwie osoby twierdzą, że rzecz jest ich, masz dokumentację.
Co zrobić z rzeczami zostawionymi w salach konferencyjnych
Wpisz je do rejestru z nazwą sali i godziną rezerwacji. Dzięki temu łatwo ustalisz, kto korzystał z sali, i możesz odpowiedzieć najemcy, który pyta o zostawioną ładowarkę czy notes. Publiczny opis nie ujawnia cech identyfikujących.
Czy zarządca wielu budynków biurowych prowadzi jeden rejestr
Tak. Plany Biznes i Sieć obsługują wiele lokalizacji i role. Recepcja każdego budynku dodaje pozycje do wspólnej ewidencji z oznaczeniem obiektu, a zarządca widzi zbiorcze raporty.
Jak długo przechowywać rzeczy znalezione w biurowcu
Okres ustala zarządca w regulaminie lub procedurze wewnętrznej, a system pokazuje pozycje, którym kończy się termin. Dokumenty, klucze, karty dostępu i elektronikę warto traktować inaczej niż parasole i szaliki. Reguły ustawiasz raz dla wszystkich lokalizacji.
Załóż konto lokalizacji i prowadź zguby w jednym rejestrze
Podaj adres e-mail, potwierdź go kodem i gotowe.